Politique de confidentialité

DojoMasterPro est une solution de gestion développée et exploitée par Codamis Inc., une entreprise canadienne établie au Québec, spécialement conçue pour les écoles d'arts martiaux.

La protection des renseignements personnels fait partie intégrante de la conception de notre plateforme. La présente politique explique quels renseignements personnels peuvent être recueillis ou traités, pourquoi ils sont utilisés, avec qui ils peuvent être communiqués, où ils peuvent être traités, combien de temps ils sont conservés et quels sont les droits des personnes concernées.

Elle s'applique au site dojomasterpro.ca, à l'application app.dojomasterpro.ca ainsi qu'aux services connexes fournis par Codamis Inc.

DojoMasterPro est destiné aux écoles d'arts martiaux partout au Canada. Codamis Inc. applique les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels qui lui sont applicables selon les circonstances, notamment les lois du Québec, de l'Alberta et de la Colombie-Britannique ainsi que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) lorsqu'elle s'applique.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La fonction de responsable de la protection des renseignements personnels est assumée par la présidence de Codamis Inc.

Pour toute question, plainte ou demande concernant vos renseignements personnels, utilisez notre formulaire de protection des renseignements personnels, accessible à partir de la page Contact de DojoMasterPro.

Responsable de la protection des renseignements personnels : présidence de Codamis Inc., 6300, avenue Auteuil, bureau 505-176, Brossard (Québec) J4Z 3P2.

Les demandes d'accès ou de rectification sont traitées dans les délais prévus par la législation applicable.

2. Deux rôles selon les renseignements concernés

Il est important de distinguer les renseignements que Codamis Inc. recueille pour ses propres activités de ceux qu'une école confie à DojoMasterPro.

Renseignements recueillis directement par Codamis Inc.

Lorsque vous visitez notre site, demandez une démonstration, créez un compte, communiquez avec nous ou souscrivez un abonnement DojoMasterPro, Codamis Inc. détermine les fins de la collecte et de l'utilisation de certains renseignements personnels. Codamis Inc. est responsable de ces renseignements.

Renseignements administrés par une école

Lorsqu'une école utilise DojoMasterPro pour gérer ses membres, familles, employés, instructeurs ou autres personnes, l'école demeure responsable des dossiers qu'elle constitue et des renseignements qu'elle recueille.

DojoMasterPro agit alors comme fournisseur de services. Codamis Inc. héberge et traite ces renseignements pour fournir le service à l'école et conformément aux instructions et paramètres de celle-ci.

Si vous êtes membre, parent ou tuteur d'un membre d'une école utilisant DojoMasterPro, une demande concernant votre dossier devrait normalement être adressée d'abord à cette école. Codamis Inc. collabore avec l'école lorsque son intervention technique est nécessaire.

3. Renseignements que nous pouvons traiter

Site DojoMasterPro

Lorsque vous utilisez le site public, nous pouvons recueillir notamment :

votre nom ;
le nom de votre école ou organisation ;
vos coordonnées ;
les renseignements fournis dans un formulaire ;
le contenu de vos demandes ;
certaines informations techniques nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site.

Comptes DojoMasterPro

Pour les responsables, employés et instructeurs autorisés par une école, nous pouvons traiter notamment :

prénom et nom ;
adresse de connexion ;
langue ;
rôle et permissions ;
informations d'authentification ;
informations techniques relatives aux connexions et à la sécurité.

Les mots de passe sont protégés au moyen d'un mécanisme de hachage cryptographique et ne sont jamais conservés en clair.

Portail des membres

Selon les fonctions activées par l'école, un parent ou responsable peut disposer d'un compte lui permettant notamment de consulter des inscriptions, documents, paiements, reçus, communications ou renseignements concernant les membres de sa famille.

Renseignements confiés par les écoles

Selon les fonctions utilisées, une école peut gérer dans DojoMasterPro notamment :

identité et coordonnées ;
date de naissance ;
parents, tuteurs et responsables ;
contacts d'urgence ;
renseignements médicaux pertinents ;
cours et inscriptions ;
présences, y compris l'identifiant technique d'un badge d'accès lorsque l'école utilise cette fonction ;
progression ;
grades et ceintures ;
examens et promotions ;
événements : compétitions, camps, tournois, galas ;
consentements et autorisations ;
documents ;
factures ;
paiements ;
crédits et remboursements ;
reçus ;
communications.

L'école détermine quels renseignements sont nécessaires à ses activités et demeure responsable de respecter les exigences légales applicables à leur collecte et à leur utilisation.

4. Renseignements concernant les mineurs

DojoMasterPro est conçu pour des organisations qui peuvent gérer un nombre important d'enfants et d'adolescents.

Les règles relatives au consentement des mineurs peuvent varier selon la province, la nature du renseignement et la raison pour laquelle celui-ci est recueilli ou utilisé.

DojoMasterPro permet donc aux écoles de consigner notamment :

le parent ou tuteur ;
la personne responsable ;
la personne ayant donné un consentement ;
la date du consentement ;
le type de consentement ;
la version du texte accepté ;
la source du consentement (en ligne, document signé, recueilli en personne) et, pour un consentement donné en ligne, l'adresse IP et le navigateur utilisés ;
le retrait ou la modification d'un consentement.

Particularité applicable au Québec

Au Québec, lorsqu'un consentement visé par la législation sur la protection des renseignements personnels est requis, des règles particulières s'appliquent aux mineurs de moins de 14 ans.

À compter de 14 ans, certains consentements relatifs aux renseignements personnels peuvent être donnés par le mineur lui-même, par le titulaire de l'autorité parentale ou par le tuteur.

Cette règle concerne la protection des renseignements personnels et ne signifie pas qu'une personne de 14 ans est considérée comme majeure pour les contrats, paiements ou autres engagements juridiques. Les règles contractuelles et financières sont traitées séparément par DojoMasterPro.

5. Raisons pour lesquelles les renseignements sont utilisés

Les renseignements peuvent être utilisés notamment pour :

fournir le service DojoMasterPro ;
créer et sécuriser les comptes ;
gérer les membres et familles ;
gérer les cours et inscriptions ;
enregistrer les présences ;
suivre la progression ;
administrer les examens et promotions ;
gérer les activités et événements ;
produire les factures et reçus ;
gérer les paiements ;
consigner les consentements ;
transmettre des communications ;
offrir du soutien ;
prévenir les accès non autorisés ;
détecter et analyser les incidents de sécurité ;
respecter les obligations légales ;
répondre aux demandes reçues par le site et présenter DojoMasterPro aux écoles qui le demandent ;
maintenir et améliorer le fonctionnement technique du service.

Codamis Inc. ne vend pas les renseignements personnels des utilisateurs, membres ou familles à des annonceurs.

6. Journaux techniques et d'audit

DojoMasterPro peut conserver certaines traces techniques ou administratives, notamment :

date et heure ;
utilisateur ;
type d'opération ;
modification d'un dossier ;
certaines informations techniques de connexion ;
événements de sécurité ;
acceptation ou retrait d'un consentement.

Ces renseignements servent à protéger la plateforme, détecter les activités anormales, diagnostiquer des problèmes et assurer la traçabilité de certaines opérations sensibles.

Dans chaque école, un historique des actions note qui a consulté ou modifié un dossier, et qui a supprimé ou exporté des renseignements, avec la date, l'heure et l'adresse IP du poste utilisé. Seules les personnes que l'école autorise peuvent le consulter, et personne ne peut le modifier. Chaque entrée est conservée deux ans à compter de sa date, puis effacée automatiquement.

7. Hébergement des données

Codamis Inc. privilégie une infrastructure canadienne pour DojoMasterPro.

Les données applicatives de production, la base de données, les documents et les sauvegardes sont hébergés dans un centre de données situé au Québec, au Canada.

Certaines fonctions de DojoMasterPro font toutefois appel à des fournisseurs spécialisés qui peuvent traiter certains renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada.

Codamis Inc. évalue les transferts de renseignements personnels à l'extérieur du Québec lorsque la loi l'exige et met en place des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques appropriées.

8. Fournisseurs de services

Codamis Inc. ne vend ni ne loue les renseignements personnels.

Codamis Inc. fait appel à des fournisseurs spécialisés pour exploiter DojoMasterPro, notamment pour l'hébergement infonuagique, l'envoi de courriels, le traitement des paiements, la sécurité, les noms de domaine et les communications de soutien.

Le formulaire de contact et l'inscription d'une école passent par un service de vérification anti-robot. Il examine des renseignements techniques, comme l'adresse IP et certaines caractéristiques du navigateur, seulement pour distinguer une personne d'un robot, sans publicité ni profilage.

Ces fournisseurs ne reçoivent que les renseignements nécessaires à la prestation de leurs services et sont assujettis aux mesures contractuelles et de protection applicables. Certains peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada. Lorsque la loi l'exige, Codamis Inc. évalue ces transferts avant de leur communiquer des renseignements personnels.

9. Communications électroniques

DojoMasterPro peut transmettre des communications nécessaires au fonctionnement du service, par exemple :

confirmation de compte ;
réinitialisation de mot de passe ;
avis de sécurité ;
factures ;
reçus ;
confirmations ;
rappels administratifs.

Lorsque la fonction est activée, DojoMasterPro peut recevoir des informations techniques indiquant notamment qu'un courriel a été envoyé, livré, ouvert, ou qu'un lien a été cliqué. Une détection d'ouverture ne constitue pas nécessairement une preuve que la personne a effectivement lu le message.

Pour permettre à l'école de relire ce qu'une personne a reçu, une copie des courriels envoyés depuis DojoMasterPro est conservée, liens désactivés : 12 mois pour les annonces et les infolettres, 30 jours pour les factures, les rappels, les reçus et les relevés. Elle est ensuite effacée automatiquement, ou plus tôt lorsque les renseignements de la personne sont retirés. Les messages que Codamis Inc. adresse aux directions des écoles — avis concernant le compte, nouvelles et offres — sont conservés de la même façon, 12 mois. Les courriels liés au compte, comme la réinitialisation d'un mot de passe, et les avis automatiques du produit ne sont pas conservés.

Les communications commerciales et promotionnelles sont traitées séparément des communications nécessaires au service et sont assujetties aux règles canadiennes applicables, notamment en matière de consentement et de désabonnement.

Une école qui utilise les fonctions de communication de DojoMasterPro demeure responsable du contenu et des destinataires de ses propres communications.

10. Paiements

Lorsque des paiements électroniques sont activés, ils sont traités par le fournisseur de paiement choisi. DojoMasterPro est conçu de manière à ne pas conserver les numéros complets de carte de crédit ou de débit ni les codes de sécurité.

Le système peut toutefois conserver des renseignements nécessaires à l'administration du paiement, tels que :

fournisseur utilisé ;
identifiant de transaction ;
montant ;
devise ;
statut ;
date ;
facture associée ;
remboursement ou annulation.

Chaque école demeure le marchand responsable des paiements qu'elle perçoit auprès de ses propres membres, sauf indication contraire dans une entente particulière.

11. Conservation des renseignements

Codamis Inc. conserve les renseignements uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont traités ou pendant la durée exigée par la loi.

Demandes provenant du site

Les renseignements provenant d'une demande de contact peuvent être conservés pendant le temps nécessaire au traitement et au suivi de la demande, puis pendant une période raisonnable.

Comptes en période d'essai

À la fin d'une période d'essai, l'école dispose de 10 jours pour activer un abonnement ou demander une copie de ses données. Après l'expiration de cette période, les données actives peuvent être supprimées conformément aux avis transmis à l'école. Certaines copies peuvent demeurer temporairement dans les sauvegardes jusqu'à l'expiration normale du cycle de sauvegarde.

Fin d'un abonnement

Après la fin d'un abonnement, les données peuvent être conservées pendant 90 jours afin de permettre à l'école de les récupérer ou de réactiver son compte. Elles sont ensuite supprimées des systèmes actifs, sous réserve :

des obligations légales ;
des renseignements devant être conservés plus longtemps ;
du cycle normal de suppression des sauvegardes.

Dossiers des membres

L'école demeure responsable de définir les périodes de conservation applicables aux dossiers de ses membres. DojoMasterPro peut fournir des valeurs par défaut et des outils permettant à l'école de gérer la conservation et la suppression.

Documents comptables de Codamis Inc.

Les documents financiers et pièces justificatives concernant les propres activités de Codamis Inc. sont conservés pendant la durée imposée par les lois fiscales applicables.

Documents comptables des écoles

Les factures et paiements concernant les membres d'une école sont traités pour le compte de cette école et sont assujettis à ses propres obligations de conservation.

12. Sécurité

Codamis Inc. applique des mesures administratives, techniques et organisationnelles visant à protéger les renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité. Ces mesures peuvent comprendre :

communications chiffrées par HTTPS ;
chiffrement offert par l'infrastructure d'hébergement ;
hachage cryptographique des mots de passe ;
contrôles d'accès selon les rôles ;
principe du moindre privilège ;
isolation logique entre les écoles ;
journalisation de certaines opérations sensibles ;
mécanismes de sauvegarde ;
gestion distincte des secrets et clés techniques ;
surveillance et analyse d'événements de sécurité ;
mesures visant à limiter l'accès aux renseignements sensibles.

Aucun système informatique ne peut cependant garantir l'absence totale de risque.

13. Témoins et technologies similaires

DojoMasterPro utilise les témoins ou technologies de stockage strictement nécessaires au fonctionnement de l'application, notamment pour :

l'authentification ;
la sécurité ;
le maintien d'une session ;
certaines préférences comme la langue ou le thème.

DojoMasterPro n'utilise pas de témoins publicitaires ou de profilage, sauf si une telle fonction est explicitement ajoutée ultérieurement. Si des technologies nécessitant un consentement sont ajoutées, les mécanismes d'information et de consentement requis seront mis en place avant leur activation.

14. Droits des personnes

Les droits applicables peuvent varier selon la province ou la législation applicable. Selon les circonstances, une personne peut notamment avoir le droit :

de savoir quels renseignements sont détenus à son sujet ;
d'y avoir accès ;
d'en demander la rectification ;
de retirer certains consentements ;
de connaître certaines utilisations ou communications ;
de déposer une plainte ;
de demander une copie de certains renseignements dans un format technologique approprié lorsque la loi le prévoit ;
d'exercer tout autre droit prévu par la législation applicable.

Pour exercer un droit concernant des renseignements détenus directement par Codamis Inc., utilisez le formulaire de protection des renseignements personnels accessible sur notre site.

Pour les renseignements contenus dans le dossier d'un membre d'une école cliente, la demande doit normalement être adressée en premier lieu à l'école concernée. DojoMasterPro collabore avec l'école lorsque son intervention technique est nécessaire.

15. Plaintes auprès des autorités de protection de la vie privée

Une personne peut également communiquer avec l'autorité de protection de la vie privée compétente. Selon la situation, il peut notamment s'agir :

de la Commission d'accès à l'information du Québec ;
de l'Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta ;
de l'Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia ;
du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ;
ou d'une autre autorité provinciale ou territoriale compétente.

16. Incidents de confidentialité

Codamis Inc. maintient des procédures destinées à détecter, analyser, documenter et gérer les incidents de confidentialité.

Lorsque Codamis Inc. est responsable des renseignements touchés, nous prenons les mesures appropriées afin de réduire les risques et appliquons les obligations de déclaration et de notification prévues par la loi.

Lorsque DojoMasterPro traite des renseignements pour le compte d'une école, Codamis Inc. informe l'école concernée conformément à ses obligations et collabore avec celle-ci afin qu'elle puisse remplir ses propres responsabilités.

17. Transferts hors de la province ou du Canada

Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter des renseignements dans d'autres provinces canadiennes ou à l'extérieur du Canada.

Codamis Inc. évalue ces situations en fonction de la législation applicable, de la nature des renseignements, de leur sensibilité, des raisons du transfert et des mesures de protection offertes.

Lorsque la législation québécoise l'exige, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est réalisée avant la communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec. Les contrats avec les fournisseurs concernés doivent prévoir les mesures de protection appropriées.

18. Modifications de la politique

Codamis Inc. peut modifier la présente politique afin de refléter l'évolution de DojoMasterPro, les changements apportés à nos fournisseurs, l'évolution de nos pratiques ou les changements législatifs.

La date de la dernière mise à jour figure au début de la politique. Lorsqu'un changement important touche la manière dont les renseignements personnels sont traités, les personnes ou organisations concernées sont informées de manière appropriée.

La version française de la présente politique fait foi, sous réserve des droits prévus par la législation applicable.

19. Nous joindre

Codamis Inc.
6300, avenue Auteuil, bureau 505-176
Brossard (Québec) J4Z 3P2
DojoMasterPro, solution développée et exploitée par Codamis Inc.

Responsable de la protection des renseignements personnels : présidence de Codamis Inc.

Pour communiquer avec le responsable, utilisez notre formulaire de protection des renseignements personnels : Contact → Protection des renseignements personnels.