Conditions d'utilisation

Les présentes conditions constituent l'entente entre Codamis Inc., qui développe et exploite DojoMasterPro, et l'école, le dojo, le club ou l'organisation qui crée un compte DojoMasterPro, ci-après le « Client ».

La personne qui crée ou active le compte déclare être autorisée à agir au nom du Client.

En créant un compte, en sélectionnant la case d'acceptation et en utilisant DojoMasterPro, le Client accepte les présentes conditions ainsi que notre Politique de confidentialité.

DojoMasterPro est destiné à une utilisation professionnelle par des organisations exploitant notamment une école d'arts martiaux. Il n'est pas destiné à une utilisation personnelle ou familiale indépendante d'une organisation cliente.

1. Le service

DojoMasterPro est une plateforme de gestion en ligne conçue notamment pour permettre aux écoles d'arts martiaux de gérer :

• les membres et les familles ;
• les cours et horaires ;
• les événements ;
• les présences ;
• la progression, les grades et les ceintures ;
• les examens et promotions ;
• les factures, paiements et reçus ;
• la boutique ;
• les communications ;
• les consentements ;
• les documents ;
• le portail des membres ;
• les rapports et outils administratifs.

Le service est accessible principalement à partir de app.dojomasterpro.ca.

Codamis Inc. peut faire évoluer, améliorer ou modifier les fonctionnalités du service. Les améliorations normales du produit sont incluses dans l'abonnement applicable. Certaines nouvelles fonctions, intégrations, services de tiers ou options supplémentaires peuvent toutefois être offertes séparément ou entraîner des frais additionnels. Dans ce cas, les frais sont indiqués avant leur activation.

2. Essai gratuit

Un nouveau Client admissible peut bénéficier d'un essai gratuit de 30 jours, sans carte de crédit, sauf indication contraire au moment de l'inscription. L'essai permet d'utiliser les fonctionnalités standards de DojoMasterPro, sous réserve des fonctions nécessitant un compte ou un service externe.

À la fin de l'essai, le Client dispose de 10 jours pour choisir un forfait. Pendant ce délai, il peut aussi demander au soutien une copie des données qu'il souhaite conserver. Des avis sont transmis avant la suppression prévue.

Si aucun abonnement n'est activé avant l'expiration de ce délai, le compte peut être fermé et les données actives supprimées conformément à notre Politique de confidentialité. Certaines copies peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes jusqu'à l'expiration de leur cycle normal.

Sauf autorisation de Codamis Inc., une même organisation ne peut bénéficier que d'un seul essai gratuit. Codamis Inc. peut refuser ou interrompre un essai en cas d'abus, de fraude ou de création répétée de comptes visant à contourner cette règle.

3. Forfaits et membres actifs

Les forfaits DojoMasterPro sont facturés en dollars canadiens, taxes applicables en sus. Les forfaits actuellement prévus sont :

• Sempai — jusqu'à 49 membres actifs ;
• Sensei — de 50 à 99 membres actifs ;
• Shihan — 100 membres actifs et plus.

Les prix en vigueur sont ceux affichés sur la page Tarifs et dans l'application au moment de l'abonnement. Sauf indication contraire, les forfaits donnent accès aux mêmes fonctionnalités principales et leur prix varie principalement selon le nombre de membres actifs.

DojoMasterPro ne bloque pas l'ajout d'un membre simplement parce que le nombre de membres dépasse temporairement la limite du forfait courant.

Le forfait applicable peut être ajusté à la prochaine période de facturation selon le nombre de membres actifs du Client. Le Client est informé du changement avant le prélèvement lorsque celui-ci entraîne une augmentation du prix.

Le Client peut à tout moment passer à un forfait inférieur correspondant à son effectif, depuis l'application ; aucun passage à un forfait inférieur n'est appliqué automatiquement.

Aucun ajustement rétroactif ou prorata n'est effectué pour la période déjà facturée, sauf indication contraire.

4. Modification des prix

Codamis Inc. peut modifier les prix des forfaits. Pour un Client déjà abonné, toute augmentation de prix applicable à son abonnement fait l'objet d'un préavis d'au moins 30 jours, sauf lorsque le changement découle directement d'une modification demandée par le Client, d'un changement de forfait ou d'une modification des taxes applicables.

Le Client peut résilier son abonnement avant l'entrée en vigueur du nouveau tarif.

5. Paiement et renouvellement

L'abonnement est normalement facturé mensuellement à l'avance et se renouvelle automatiquement jusqu'à sa résiliation.

Le traitement du paiement est effectué par un fournisseur de paiement identifié au moment de la transaction. Codamis Inc. ne conserve pas les numéros complets de cartes ni les codes de sécurité.

Le Client autorise le fournisseur de paiement à débiter le moyen de paiement fourni pour les montants dus au titre de l'abonnement.

Les frais facturés par des fournisseurs externes, notamment certains frais de transaction des fournisseurs de paiement ou d'autres services optionnels, ne sont pas inclus dans l'abonnement DojoMasterPro sauf indication contraire.

6. Résiliation

Les abonnements mensuels DojoMasterPro sont offerts sans engagement de durée minimale, sauf indication contraire clairement communiquée avant l'achat.

Le Client peut résilier son abonnement depuis l'application ou au moyen du processus de soutien prévu. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée. Le Client conserve normalement l'accès au service jusqu'à cette date.

La période déjà commencée n'est pas remboursée au prorata, sauf lorsque la loi applicable l'exige ou lorsqu'un remboursement est expressément accordé par Codamis Inc.

7. Paiement refusé ou en retard

Lorsqu'un paiement échoue, le fournisseur de paiement peut tenter à nouveau de prélever le montant dû et DojoMasterPro peut transmettre des avis au Client. Pendant cette période, Codamis Inc. peut limiter certaines fonctions ou afficher un avis de paiement.

Si le montant demeure impayé pendant 30 jours, Codamis Inc. peut suspendre ou mettre fin à l'abonnement.

La suspension d'un compte pour défaut de paiement ne signifie pas que les données sont immédiatement supprimées. Les règles de conservation prévues dans la Politique de confidentialité continuent de s'appliquer.

8. Données du Client

Le Client conserve tous les droits qu'il détient sur les renseignements, documents et autres contenus qu'il saisit, téléverse ou administre dans DojoMasterPro. Codamis Inc. n'acquiert aucun droit de propriété sur ces données simplement parce qu'elles sont hébergées dans DojoMasterPro.

Les renseignements personnels contenus dans ces dossiers demeurent également assujettis aux droits des personnes concernées prévus par les lois applicables.

Le Client autorise Codamis Inc. à héberger, sauvegarder, traiter, transmettre et utiliser les données uniquement dans la mesure nécessaire pour :

• fournir DojoMasterPro ;
• assurer la sécurité et le soutien du service ;
• exécuter les instructions du Client ;
• respecter les obligations légales applicables.

DojoMasterPro ne vend pas les dossiers des membres ou familles.

9. Conservation et exportation des données

Pendant que son compte est actif, le Client peut utiliser les fonctions d'exportation offertes dans DojoMasterPro.

Un export complet lit l'ensemble des données de l'école. Pour que le service reste rapide pour tout le monde, ces exports sont limités : un fichier Excel par jour et un fichier ZIP par jour, par école. Les exports courants — listes et rapports — ne sont pas visés par cette limite. Codamis Inc. peut ajuster ces limites si l'usage devait nuire au bon fonctionnement du service.

Après la fin d'un abonnement payant, les données sont normalement conservées pendant 90 jours afin de permettre au Client de les récupérer ou de réactiver son compte. À l'expiration de cette période, les données actives peuvent être supprimées, sous réserve :

• des obligations légales ;
• des documents devant être conservés plus longtemps ;
• du cycle normal des sauvegardes.

Il appartient au Client de récupérer les données dont il a besoin avant leur suppression définitive. Les règles plus détaillées concernant la conservation figurent dans notre Politique de confidentialité.

10. Protection des renseignements personnels

DojoMasterPro peut traiter des renseignements personnels pour le compte de Clients situés partout au Canada. Le Client demeure responsable de déterminer les lois et obligations applicables aux renseignements qu'il recueille dans le cadre de ses activités. Selon la situation, les exigences applicables peuvent notamment découler de lois provinciales sur la protection des renseignements personnels ou de la LPRPDE.

Lorsque DojoMasterPro traite les dossiers des membres pour le compte du Client, Codamis Inc. agit comme fournisseur de services et traite ces renseignements conformément aux présentes conditions, à sa Politique de confidentialité et aux instructions légitimes du Client.

Le Client demeure notamment responsable de :

• déterminer quels renseignements il est autorisé à recueillir ;
• fournir les informations exigées aux personnes concernées ;
• obtenir les consentements nécessaires ;
• déterminer les personnes autorisées à accéder aux dossiers ;
• répondre aux demandes concernant les dossiers de ses membres ;
• déterminer les périodes de conservation qui lui sont applicables.

DojoMasterPro fournit des outils visant à faciliter ces obligations, mais leur disponibilité ne constitue pas un avis juridique ni une garantie automatique de conformité.

11. Mineurs et renseignements sensibles

Le Client reconnaît que DojoMasterPro peut contenir des renseignements concernant des enfants, adolescents ou autres personnes vulnérables ainsi que certains renseignements sensibles.

Le Client doit limiter la collecte à ce qui est raisonnablement nécessaire à ses activités et s'assurer qu'il possède les autorisations requises.

Les règles concernant les renseignements personnels des mineurs peuvent varier selon la province et ne doivent pas être confondues avec les règles applicables aux contrats, paiements ou autres engagements juridiques.

Les renseignements médicaux ou autrement sensibles doivent être accessibles uniquement aux personnes dont les fonctions justifient cet accès.

12. Comptes et sécurité du Client

Le Client doit :

• attribuer un compte individuel à chaque utilisateur ;
• choisir les rôles et permissions appropriés ;
• préserver la confidentialité de ses identifiants ;
• retirer rapidement les accès qui ne sont plus nécessaires ;
• utiliser des coordonnées exactes et à jour ;
• informer Codamis Inc. sans délai lorsqu'il soupçonne un accès non autorisé ou un incident de sécurité.

Le Client est responsable des activités réalisées par ses utilisateurs autorisés, sauf lorsque l'activité résulte directement d'une défaillance imputable à Codamis Inc.

13. Communications

DojoMasterPro peut permettre au Client d'envoyer des courriels, notifications ou autres communications à ses membres. Le Client demeure responsable :

• du contenu de ses communications ;
• de ses listes de destinataires ;
• des consentements nécessaires ;
• des mécanismes de désabonnement lorsqu'ils sont requis ;
• du respect des lois applicables aux communications électroniques.

DojoMasterPro peut fournir des informations techniques comme les états envoyé, livré, ouvert ou lien cliqué. Ces informations sont des indicateurs techniques et ne constituent pas nécessairement une preuve qu'une personne a lu ou pris connaissance du message.

14. Paiements des membres et fournisseurs de paiement

DojoMasterPro peut permettre au Client de connecter son propre compte auprès d'un fournisseur de paiement pris en charge. Sauf entente particulière, le Client demeure le marchand responsable des paiements effectués par ses membres. Les fonds destinés au Client sont traités conformément à l'entente entre celui-ci et son fournisseur de paiement.

Le Client est responsable :

• de son compte marchand ;
• des frais imposés par son fournisseur ;
• des remboursements ;
• des contestations ou rétrofacturations ;
• du respect des conditions du fournisseur ;
• des obligations fiscales liées à ses propres ventes.

Codamis Inc. ne perçoit aucune commission sur les paiements que les membres versent au Client.

Codamis Inc. n'est pas responsable d'une interruption, d'un refus de transaction ou d'une décision prise par un fournisseur de paiement, une institution financière ou un autre fournisseur indépendant.

15. Factures, taxes et reçus

DojoMasterPro fournit des outils permettant au Client de créer et gérer des factures, paiements, reçus et certaines informations fiscales. Le Client demeure responsable de déterminer :

• les taxes qu'il doit percevoir ;
• l'admissibilité d'une dépense ou activité à un crédit ou avantage fiscal ;
• le contenu légal de ses reçus ;
• les montants déclarés ;
• ses obligations comptables et fiscales.

DojoMasterPro ne fournit pas de conseils juridiques, fiscaux ou comptables. Les paramètres fournis par le logiciel visent à faciliter la gestion administrative et doivent être vérifiés par le Client selon sa propre situation.

16. Services et intégrations de tiers

Certaines fonctionnalités de DojoMasterPro dépendent de services externes, notamment l'hébergement, l'envoi de courriels, le traitement des paiements ou d'autres intégrations activées par le Client. Ces fournisseurs peuvent avoir leurs propres conditions d'utilisation, politiques de confidentialité, frais, limites techniques et interruptions.

Codamis Inc. n'exerce pas un contrôle complet sur ces services externes. Une panne ou modification d'un fournisseur peut donc temporairement affecter certaines fonctions de DojoMasterPro. Lorsque cela est raisonnablement possible, Codamis Inc. cherche à limiter l'impact de telles interruptions.

17. Disponibilité, maintenance et soutien

Codamis Inc. prend des mesures raisonnables pour fournir un service fiable, sécurisé et disponible. Nous ne garantissons toutefois pas une disponibilité ininterrompue ou l'absence totale d'erreurs.

Des interruptions peuvent notamment être nécessaires pour la maintenance, les mises à jour, la sécurité, le déploiement de nouvelles versions, des incidents techniques ou des événements indépendants de notre contrôle. Lorsqu'une maintenance planifiée est susceptible d'entraîner une interruption importante, Codamis Inc. fait des efforts raisonnables pour en informer les Clients.

Le soutien est offert en français et en anglais au moyen des canaux indiqués dans l'application ou sur le site DojoMasterPro. Sauf entente de niveau de service distincte, aucun délai précis de résolution ou de disponibilité minimale n'est garanti.

18. Utilisation acceptable

Le Client et ses utilisateurs ne doivent pas :

• utiliser DojoMasterPro à des fins illégales ;
• tenter d'accéder aux données d'un autre Client ;
• contourner les contrôles de sécurité ;
• introduire du code malveillant ;
• perturber volontairement le fonctionnement du service ;
• effectuer du balayage, de l'extraction automatisée ou de la rétro-ingénierie non autorisés ;
• utiliser le service pour transmettre des communications illégales ou abusives ;
• utiliser DojoMasterPro d'une manière portant atteinte aux droits de tiers.

Codamis Inc. peut prendre les mesures raisonnablement nécessaires pour protéger DojoMasterPro, ses Clients et les renseignements qui y sont traités.

19. Propriété intellectuelle

DojoMasterPro, son logiciel, son code, son architecture, ses interfaces, sa documentation, ses éléments graphiques et ses marques demeurent la propriété de Codamis Inc. ou de leurs titulaires respectifs.

Le Client reçoit un droit limité, non exclusif et non transférable d'utiliser DojoMasterPro pendant la durée de son abonnement pour ses propres activités. Aucun droit de propriété sur DojoMasterPro n'est transféré au Client.

Les commentaires, idées ou suggestions transmis volontairement à Codamis Inc. concernant l'amélioration du produit peuvent être utilisés pour développer ou améliorer DojoMasterPro, sans transférer au Client de droit de propriété sur les améliorations résultantes. Cette disposition ne donne à Codamis Inc. aucun droit sur les données ou contenus propres au Client.

20. Suspension ou fermeture d'un compte

Codamis Inc. peut suspendre tout ou partie de l'accès lorsqu'il existe notamment :

• un défaut de paiement ;
• un risque important pour la sécurité ;
• une utilisation illégale ;
• une violation importante des présentes conditions ;
• une tentative d'accès non autorisé à d'autres systèmes ou données.

Lorsque les circonstances le permettent, Codamis Inc. informe le Client et lui donne une possibilité raisonnable de corriger la situation avant une fermeture définitive. Une intervention immédiate peut toutefois être nécessaire lorsqu'un risque de sécurité, une obligation légale ou une menace pour d'autres utilisateurs exige une action rapide.

21. Fin du service DojoMasterPro

Si Codamis Inc. décide de mettre définitivement fin au service DojoMasterPro dans son ensemble, nous faisons des efforts raisonnables pour donner aux Clients un préavis d'au moins 90 jours. Pendant cette période, les Clients peuvent exporter leurs données.

Toute portion d'abonnement payée à l'avance correspondant à une période postérieure à la fermeture définitive du service est remboursée lorsqu'applicable.

22. Responsabilité

DojoMasterPro est un outil de gestion administrative. Codamis Inc. ne garantit notamment pas que les informations saisies par le Client sont exactes ni que l'utilisation du logiciel suffit, à elle seule, à satisfaire toutes les obligations juridiques, fiscales, comptables, sportives ou réglementaires du Client.

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, Codamis Inc. n'est pas responsable des pertes indirectes, pertes de profits, pertes d'occasions commerciales ou dommages résultant :

• d'informations incorrectes fournies par le Client ;
• d'une utilisation non conforme du service ;
• d'une décision prise exclusivement sur la base des informations produites par DojoMasterPro ;
• d'un service externe indépendant de Codamis Inc.

Sous réserve des exclusions que la loi interdit, la responsabilité totale de Codamis Inc. découlant des présentes conditions ou de DojoMasterPro est limitée au total des frais d'abonnement effectivement payés par le Client à Codamis Inc. pendant les 12 mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation.

Rien dans les présentes conditions ne limite ou n'exclut une responsabilité lorsqu'une telle limitation ou exclusion est interdite par la loi, notamment en cas de faute intentionnelle ou lourde ou dans toute autre situation où la loi applicable interdit une limitation.

23. Événements hors de notre contrôle

Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'une inexécution résultant d'un événement raisonnablement indépendant de son contrôle, notamment une catastrophe naturelle, une panne majeure de télécommunications, une interruption généralisée d'un fournisseur essentiel, un acte gouvernemental, un conflit de travail ou un événement de cybersécurité externe majeur, sous réserve des obligations qui ne peuvent légalement être écartées.

La partie touchée doit prendre des mesures raisonnables pour réduire les conséquences de l'événement.

24. Modification des présentes conditions

Codamis Inc. peut modifier les présentes conditions afin de refléter notamment l'évolution du service, de ses fournisseurs ou des exigences légales.

Lorsqu'une modification importante affecte les droits ou obligations d'un Client existant, celui-ci reçoit un préavis raisonnable, généralement d'au moins 30 jours. Si le Client refuse une modification substantielle, il peut résilier son abonnement avant son entrée en vigueur.

Les modifications qui sont uniquement favorables au Client, purement techniques ou nécessaires immédiatement pour des raisons de sécurité ou de conformité peuvent prendre effet plus rapidement lorsque les circonstances le justifient.

25. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois applicables dans la province de Québec et par les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent, sous réserve des dispositions impératives d'une autre juridiction qui doivent obligatoirement s'appliquer.

Sous la même réserve, tout différend relatif aux présentes conditions relève des tribunaux compétents de la province de Québec.

26. Langue

Une version française des présentes conditions est disponible en tout temps. Pour les Clients établis au Québec auxquels les règles relatives aux contrats d'adhésion s'appliquent, la version française est rendue disponible conformément aux exigences linguistiques applicables avant qu'une autre langue soit choisie lorsque cela est requis.

Une version anglaise peut également être offerte. Lorsqu'un Client choisit expressément de contracter dans une autre langue lorsque la loi le permet, ce choix est enregistré par DojoMasterPro. Les droits prévus par les lois linguistiques applicables demeurent entièrement préservés.

27. Intégralité et divisibilité

Les présentes conditions, la Politique de confidentialité et tout document expressément incorporé à l'entente constituent l'entente applicable à l'utilisation de DojoMasterPro, sous réserve de toute entente particulière conclue par écrit avec Codamis Inc.

Si une disposition est déclarée invalide ou inapplicable, les autres dispositions demeurent en vigueur dans la mesure permise par la loi.

28. Nous joindre

Codamis Inc.
6300, avenue Auteuil, bureau 505-176
Brossard (Québec) J4Z 3P2
DojoMasterPro, solution développée et exploitée par Codamis Inc.

Pour toute question concernant les présentes conditions, utilisez le formulaire de contact disponible sur DojoMasterPro.